相談は、答えを出してから始めなくていい

相談しようと思ったのに、「もう少し調べてから」「自分の案をつくってから」と考えているうちに時間が過ぎることがあります。相手の時間を奪いたくない、自分で考えていないと思われたくない。そう思うほど、説明する材料が増えて声をかけにくくなります。

そんなときは、答えを完成させる代わりに、相談を始めるための材料を4つだけ置きます。

最初に置く4つの材料

1. いま分かっている事実

「提出期限は明日の午前」「確認待ちの項目が一つある」のように、見たこと、聞いたこと、決まっていることを書きます。「間に合わない気がする」は解釈なので、ここでは分けておきます。

2. すでに試したこと

資料を探した、前回の手順を確認した、担当者へ連絡した。長い説明は要りません。どこまで進んでいて、同じことを繰り返す必要がないかを伝えます。

3. 分からないこと

「どうすればいいですか」だけでは範囲が広いため、「AとBのどちらを優先するか」「返事を待つ間に下書きを進めてよいか」のように、迷っている分岐を一つに絞ります。

4. 相手に判断してほしいこと

「優先順位を決めてほしい」「この前提で進めてよいか確認してほしい」と置くと、相談の着地点が見えます。

○○の件で、進め方を一つ確認したいです。期限は明日の午前で、前回資料までは確認しました。AとBのどちらを優先するか迷っています。この場合、Aから進めてよいでしょうか。

材料が足りないと言われたら、「判断に必要な材料をあと一つ教えてください」と確認できます。次に集める材料を相談の中で決める考え方です。

まずは次に相談したい一件を選び、4つの見出しだけ書いてみてください。文章を整えるのは、そのあとで十分です。